5 manieren om uw vrijwilligersprogramma te verbeteren

Als non-profitprofessional begrijp je de uitdagingen van het beheren van een robuust vrijwilligersprogramma. Hindernissen zoals werving van vrijwilligers, burn-out door vrijwilligers en ongeorganiseerde training kunnen uw programma minder effectief maken. Een sterke managementstrategie kan deze problemen bestrijden en uw vrijwilligersprogramma een positievere en productievere ervaring maken.

In deze gids voor het verbeteren van het vrijwilligersprogramma van uw non-profitorganisatie bespreken we vijf strategieën voor het managen van uw vrijwilligers en het verbeteren van hun ervaringen met uw organisatie:

1. Investeer in software voor vrijwilligersbeheer.
2. Maak de ervaring boeiend.
3. Ontdek vrijwilligersbeurzen.
4. Plan sociale evenementen.
5. Toon uw waardering.

Het verbeteren van uw vrijwilligersprogramma moet een continu proces zijn voor uw organisatie, waarbij feedback wordt geaccepteerd en dienovereenkomstig wordt aangepast. Laten we beginnen door te bespreken hoe software voor vrijwilligersbeheer uw beheerproces kan stroomlijnen.

1. Investeer in software voor vrijwilligersbeheer.

Een van de beste manieren om uw vrijwilligersprogramma te verbeteren zonder verschillende nieuwe verantwoordelijkheden aan uw takenlijst toe te voegen, is door managementsoftware te gebruiken. Uw organisatie kan bijvoorbeeld al gebruik maken van software voor lidmaatschapsbeheer. Deze software kan vervelende administratieve taken stroomlijnen en het gemakkelijker maken om berichten naar alle leden te sturen.

Investeren in managementsoftware voor uw vrijwilligersprogramma heeft vergelijkbare voordelen, en het kan zelfs helpen bij het opbouwen van loyaliteit en langdurige relaties tussen u en uw vrijwilligers en betrokkenheid vergroten.

Veel non-profitprofessionals hebben volle agenda’s, hele lijsten met belangrijke verantwoordelijkheden en weinig tijd om te besteden aan vrijwilligersbeheer. Dit kan het een uitdaging maken om de verschillende taken van het managen van een vrijwilligersteam te combineren, en verouderde of moeilijk te gebruiken managementmethoden kunnen deze problemen alleen maar verergeren.

De juiste software kan non-profitorganisaties helpen hun vrijwilligersprogramma beter te beheren om een ​​boeiendere, positievere ervaring te creëren die ervoor zorgt dat vrijwilligers terug blijven komen om voor uw organisatie te werken. Software voor vrijwilligersbeheer kan bijvoorbeeld communicatiekloven dichten rond activiteiten zoals planning en training, wat resulteert in een soepelere ervaring.

Naast het verbeteren van de communicatie-inspanningen, kan software voor vrijwilligersbeheer ook training standaardiseren en een centrale hub bieden voor gegevens zoals de contactgegevens, vaardigheden en beschikbaarheid van uw vrijwilligers. De juiste software kan ook naadloos opgaan in de systemen die u al gebruikt.

Software zoals Salesforce stelt non-profitorganisaties in staat om meerdere applicaties in één systeem te integreren, zodat uw organisatie eenvoudig hulpprogramma’s voor vrijwilligersbeheer kan koppelen aan uw communicatiesysteem. Voor non-profitorganisaties die Salesforce gebruiken, onderzoek native apps om een ​​oplossing voor vrijwilligersbeheer te vinden die kan worden geïntegreerd met uw huidige software.

2. Maak de ervaring boeiend.

Net zo boeiende ideeën voor fondsenwerving donaties stimulerenboeiende vrijwilligerservaringen zorgen voor langdurige ondersteuning.

Het bouwen van een boeiende ervaring voor vrijwilligers betekent niet dat je van elke stap van het proces een opwindend evenement moet maken. Vrijwilligers bijvoorbeeld de vaardigheden geven die ze nodig hebben om deel te nemen aan de activiteiten waarvoor ze zich hebben aangemeld, kan voldoende zijn om een ​​hoge vrijwilligersbetrokkenheid te cultiveren.

Gebruik de volgende strategieën om de vrijwilligerservaring aantrekkelijker te maken:

• Train je vrijwilligers. Bereid uw vrijwilligers voor op succes door ze te trainen in de vaardigheden die ze nodig hebben om hun toegewezen taken uit te voeren. Dit vermindert niet alleen miscommunicatie en fouten, maar het geeft vrijwilligers ook het gevoel dat ze iets waardevols hebben opgedaan door met uw non-profitorganisatie samen te werken.
• Geef duidelijk hun verantwoordelijkheden aan. Geef een overzicht van de taken die u wilt dat uw vrijwilligers doen, zodat er geen verwarring is over waarmee ze moeten helpen. Vergeet niet te delegeren: help uw leiders en staf zich te concentreren op de belangrijkste taken, terwijl vrijwilligers de dagelijkse taken uitvoeren.
• Vraag (en luister naar) hun feedback. Neem regelmatig contact op met uw vrijwilligers om te peilen hoe zij over het programma denken. U kunt een anoniem enquêtesysteem implementeren om ervoor te zorgen dat u eerlijke antwoorden krijgt of vrijwillige managers vrijwilligers rechtstreeks om feedback laten vragen om hen de ruimte te geven hun antwoorden verder uit te werken en op vervolgvragen te reageren. Zorg ervoor dat u alle feedback die u ontvangt erkent en identificeer terugkerende trends in feedback om positieve veranderingen aan te brengen in uw vrijwilligersprogramma.

Een boeiende ervaring zorgt ervoor dat vrijwilligers zich gemotiveerder voelen om met uw non-profitorganisatie te blijven werken, vooral als ze het gevoel hebben dat de communicatie tussen hen en uw organisatie tweerichtingsverkeer is.

3. Onderzoek vrijwilligersbeurzen.

Vrijwilligersbeurzen kunnen elke organisatie met een betrouwbaar vrijwilligersprogramma ten goede komen. Double the Donation definieert vrijwilligersbeurzen als “bedrijfsprogramma’s die vrijwilligerswerk aanmoedigen in gemeenschappen waar werknemers wonen en werken.” Met andere woorden, programma’s voor vrijwilligersbeurzen moedigen leden van de gemeenschap aan om lokale non-profitorganisaties te steunen, wetende dat hun werk gepaard zal gaan met een geldelijke bijdrage van hun werkgever.

Programma’s voor vrijwilligersbeurzen komen uw non-profit ten goede door:

• Financiering verhogen. Werkgevers met een vrijwilligersbeursprogramma zullen doneren aan de non-profitorganisaties waar hun werknemers vrijwilligerswerk doen. Dit betekent dat non-profitorganisaties geld kunnen verdienen met het werk dat hun vrijwilligers misschien toch van plan zijn te doen.
• Vrijwilligerswerk stimuleren. Een vrijwilligersbeurs geeft lokale werknemers een stimulans om vrijwilligerswerk te doen bij lokale non-profitorganisaties. Omdat deze subsidies de non-profitorganisatie extra financiering geven op basis van de tijd die de werknemer besteedt aan vrijwilligerswerk, voelen ze zich misschien meer gedwongen om vrijwilligerswerk te doen om hun bijdrage aan de zaak te vergroten.

Veel van deze subsidies worden niet opgeëist omdat vrijwilligers niet weten dat hun werkgevers ze aanbieden. Een sterk vrijwilligersbeheersysteem kan uw organisatie helpen deze kansen te identificeren door donorgegevens (zoals werkgeversinformatie) te centraliseren en kanalen voor communicatie te openen. Op die manier kunt u donoren gemakkelijker vragen om te controleren of ze in aanmerking komen voor een vrijwilligersbeurs.

4. Plan sociale evenementen.

Een populaire reden voor vrijwilligerswerk is het ontmoeten van nieuwe mensen met dezelfde interesses. Het opzetten van sociale evenementen waarbij vrijwilligers elkaar kunnen leren kennen, kan deze relaties helpen vergemakkelijken.

Hoewel non-profitorganisaties sociale evenementen zoals vakantiefeesten of diners in lokale restaurants kunnen organiseren, kan uw organisatie ook nieuwe vriendschappen aanmoedigen tijdens het vrijwilligerswerkproces. U kunt bijvoorbeeld een groep vrijwilligers plannen om tegelijkertijd aan een campagne te werken, zodat ze de mogelijkheid hebben om met elkaar te chatten.

Uw vrijwilligers aanmoedigen om te socializen kan:

• Versterk de gemeenschapsbanden.
• Help hen nieuwe mensen te ontmoeten met gemeenschappelijke interesses.
• Maak ze enthousiast over vrijwilligerswerk, want ze zullen er naar uitkijken om nieuwe vrienden te ontmoeten.

Als uw organisatie een goed begrip heeft van de interesses en persoonlijkheden van haar vrijwilligers, kunt u mogelijk groepen of paren van vrijwilligers vormen die het waarschijnlijk goed zullen doen. Een andere strategie om relaties tussen vrijwilligers te vergemakkelijken is om ze te groeperen op basis van demografische factoren zoals leeftijd. Jongere supporters vinden het bijvoorbeeld prettig om met anderen samen te werken en hebben wellicht meer gemeen met vrijwilligers in hun leeftijdsgroep.

Als uw non-profitorganisatie een groot vrijwilligersprogramma heeft, maar moeite heeft om een ​​sterke community op te bouwen, kan software voor vrijwilligersbeheer helpen. Software die vrijwilligersprofielen kan hosten, evenementen kan helpen beheren en de betrokkenheid van vrijwilligers kan registreren, kan uw non-profitorganisatie voorzien van nauwkeurige vrijwilligersgegevens die u kunnen helpen bij het faciliteren van socialisatiemogelijkheden voor vrijwilligers. Om een ​​sterk netwerk van vrijwilligers op te bouwen, moet uw organisatie mogelijk overwegen: overstappen op een CRM met de functionaliteit die je nodig hebt.

5. Toon uw waardering.

Relatiebeheer met vrijwilligers door: verbonden blijven met hen is net zo belangrijk als het beheer van uw donateurs. Net zoals uw donateurs u helpen draaiende te houden met financiële bijdragen, steken uw vrijwilligers hun tijd en energie in het voortzetten van uw missie. Bovendien overlappen deze gebieden nogal wat met vrijwilligers die doneren tienmaal evenveel geld aan non-profitorganisaties dan aan organisaties die geen vrijwilligerswerk doen.

Als u de tijd neemt om te laten zien dat u uw vrijwilligers waardeert, kan dit een grote bijdrage leveren aan het opbouwen van diepe, persoonlijke relaties die jaren van toegewijde ondersteuning aanmoedigen. Een paar manieren om uw waardering voor hun harde werk te tonen, zijn onder meer:

• Dank je wel. Stuur je vrijwilligers berichten waarin je dankbaarheid uitdrukt, zoals: bedankbrieven of e-mails. Om deze berichten persoonlijker te maken, kunt u overwegen vrijwilligers aan de telefoon te bellen en hen persoonlijk te bedanken, elke dag nadat ze klaar zijn met hun diensten.
• Het publiekelijk erkennen van vrijwilligers. Identificeer uw topvrijwilligers door ze te eren tijdens uw volgende fondsenwervingsevenement of door ze te markeren op het socialemedia-account van uw organisatie. De beste manier om hun harde werk bij te houden, is door middel van software voor vrijwilligersbeheer die hun gewerkte uren kan registreren, hun verantwoordelijkheden kan noteren en andere voorkeuren kan volgen die nuttig kunnen zijn om te bepalen hoe u ze zult herkennen.
• Deelname aan vrijwilligersvakanties. Feestdagen zoals de Nationale Vrijwilligersweek en de Internationale Vrijwilligersdag staan ​​in het teken van erkenning van het werk dat vrijwilligers doen. Plan een leuk weekendevenement met spelletjes en snacks voor je vrijwilligers en hun families om hun bijdragen te eren.

Uw vrijwilligers laten zien dat u hen waardeert, is de sleutel tot het cultiveren van een persoonlijke band met uw organisatie. Net zo Fionta’s gids voor het betrekken van vrijwilligers highlights, rentmeesterschap is een essentieel onderdeel van behouden elk van uw supporters, niet alleen van donateurs. Gebruik uw CRM om uw berichtentools en vrijwilligersprofielen met elkaar te verbinden, zodat u gemakkelijk naar specifieke details kunt verwijzen die elk bedankbericht uniek maken.

Hoewel het moeilijk kan zijn om taken die verband houden met je vrijwilligersprogramma te combineren met andere verantwoordelijkheden, is het handhaven van een robuust vrijwilligersprogramma van cruciaal belang. Zonder een team van toegewijde vrijwilligers is je intense inzamelingsactie aan het einde van het jaar of uitgebreide kapitaalcampagne zou niet mogelijk zijn. Door software voor vrijwilligersbeheer te kiezen die je helpt bij het organiseren van gegevens en het stroomlijnen van het vrijwilligersproces, kun je een sterk programma maken waar je supporters naar terug willen keren.

Over de auteur

Karin Tracy

Karin Tracy, VP Marketing bij Fíonta, is een doorgewinterde ontwerper en marketeer met een passie voor het dienen van non-profitorganisaties en om een ​​klein onderdeel te zijn van het verbeteren van de wereld. Ze is een gecertificeerde Pardot Consultant en Marketing Cloud Email Specialist, een fan van automatisering en rapportage, een liefhebber van dieren en een verslinder van popcorn.

Bij Fíonta stimuleert Karin marketinginspanningen voor alle interne en externe projecten. Haar directe servicewerkzaamheden zijn voornamelijk gericht op marketingstrategie en automatisering voor Fíonta’s MCAE (Pardot)-klanten.